Cách rèn luyện kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả
 
Mỗi ngày bạn có tám tiếng làm việc nhưng bạn không thể hoàn thành các công việc được giao? Bạn trở về nhà với lượng công việc còn lại và phải thức trắng đêm để hoàn thành? Đâu là nguyên nhân dẫn đến tình trạng này? Có phải đó là do sếp giao cho bạn quá nhiều việc? Hay là do bạn chưa biết cách sắp xếp công việc một cách hợp lý? Nếu như nguyên nhân là xuất phát từ bạn, dưới đây là một số gợi ý giúp bạn rèn luyện kỹ năng tổ chức công việc. 
Link ảnh 1: https://vn.joboko.com/blogs/img/2020/10/cach-ren-luyen-ky-nang-to-chuc-cong-viec-hieu-qua-1.jpg
 
1. Lập danh sách việc cần làm
 
Hãy lập một danh sách việc làm cụ thể và sắp xếp chúng theo thời gian. Nhiều người vì muốn nhắc nhở bản thân những việc cần làm mà dán giấy nhớ ở mọi nơi mà họ có thể nhìn thấy. Bạn cũng có thể đăng lên Facebook, lưu trong email hoặc tải các ứng dụng liên quan về điện thoại. 
 
Có nhiều cách khác nhau để thực hiện song mục đích cuối cùng vẫn là nhắc nhở bạn về quy trình làm việc. Tốt nhất hãy dành cho những tờ giấy nhớ của bạn một khu vực cụ thể và cố định. Hơn nữa, bạn nên viết chúng bằng tay. Điều này sẽ khiến bạn ghi nhớ tốt hơn. 
 
Bạn cũng cần đảm bảo rằng cho dù mình sử dụng phương pháp nào, bạn cũng có thể chỉnh sửa danh sách việc làm của mình ở bất cứ đâu. Nếu bạn sử dụng máy tính, hãy lựa chọn các phần mềm có thể sử dụng ngoại tuyến. 
 
Bạn nên viết danh sách việc làm vào buổi chiều tối trước khi rời khỏi văn phòng. Hãy dành một vài phút điểm lại những gì bạn cần làm. Và ngày mai, khi bạn vừa đến công ty, bạn đã nắm rõ được công việc của mình. 
 
2. Thực hiện quy tắc 1-3-5
 
Nếu như bạn chưa từng nghe về quy tắc 1-3-5, đã đến lúc bạn cần tìm hiểu và áp dụng nó để hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Quy tắc này cụ thể như sau: Mỗi ngày, hãy giả sử rằng bạn chỉ có thể hoàn thành 9 mục bao gồm 1 việc lớn, 3 việc vừa và 5 việc nhỏ, bạn cần phân chia tất cả công việc của mình vào 9 mục đó.
 
Nghe có vẻ không khả thi? Làm sao bạn có thể phân chia các công việc của mình chỉ thành 9 mục? Nhưng thực tế là dù muốn hay không, bạn cũng chỉ có 8 giờ làm việc và bạn sẽ chỉ có thể hoàn thành một số lượng công việc nhất định. Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên bằng cách tạo các mục 1-3-5 đồng nghĩa với việc những thứ bạn cần hoàn thành sẽ là những thứ bạn chọn làm, thay vì những việc bạn phải hoàn thành. Đây là kỹ năng quan trọng để bạn được nhà tuyển dụng đánh giá cao trong phỏng vấn. Vì vậy hãy tìm hiểu kỹ càng nhằm nâng cao và thực hiện thành thạo quy tắc này. Truy cập Tại đây để tham khảo thêm về các kỹ năng mềm khác, từ đó áp dụng vào công việc đtạ hiệu quả tốt.
 
Tất nhiên, số lượng công việc có thể thay đổi linh hoạt. Ví dụ như nếu bạn có một cuộc họp đột xuất, bạn có thể giảm số lượng công việc. Hoặc nếu sếp hay đưa cho bạn những nhiệm vụ bất ngờ, bạn có thể để trống một vài nhiệm vụ nhỏ để chuẩn bị cho những yêu cầu vào phút chót của sếp.
 
Bạn cũng không cần giới hạn danh sách việc cần làm của chính mình chỉ trong chín việc. Thay vào đó, bạn nên giữ hai loại danh sách: một danh sách ghi tất cả các công việc bạn phải làm và một danh sách khác ngắn hơn nhưng cụ thể và thiết thực về những gì bạn cần phải thực hiện trong ngày hôm nay.
 
3. Hoàn thành một việc quan trọng trước bữa trưa
 
Chắc chắn bạn thích làm những nhiệm vụ đơn giản hơn song hãy nhớ rằng việc hoàn thành một công việc lớn sẽ giúp bạn có động lực hơn. Khi bạn đã giải quyết những việc khó khăn nhất, các nhiệm vụ nhỏ sẽ chẳng thể gây khó dễ cho bạn nữa.
 
Bạn có thể suy nghĩ về nhiệm vụ đầy thách thức đó vào đêm hôm trước. Điều này giúp bạn chuẩn bị tâm lý sẵn sàng để đối mặt với ngày mới. Khi suy nghĩ về công việc đó hiện đi hiện lại trong đầu bạn, bạn sẽ không cảm thấy yên ổn cho đến khi bạn hoàn thành nó. 
Link ảnh 2: https://vn.joboko.com/blogs/img/2020/10/cach-ren-luyen-ky-nang-to-chuc-cong-viec-hieu-qua-2.jpg
 
4. Cố định thời gian dành cho mỗi việc
 
Nếu bạn nhận thấy rằng bản thân đã đánh giá quá cao khối lượng công việc mình có thể hoàn thành trong một ngày, hãy thử phân bổ thời gian cụ thể cho từng công việc. Sau khi lập danh sách, hãy cố định lượng thời gian cho mỗi nhiệm vụ, bạn không được làm việc này trong thời gian dành cho việc khác.
 
Điều quan trọng là bạn phải xác định được thời gian thực tế để hoàn thành mỗi việc. Ví dụ: Bạn có thể dành 15 phút để viết email cho khách hàng trong khi việc chuẩn bị chiến lược phát triển teamwork có thể mất vài giờ.
 
Bạn cũng nên hạn chế việc sử dụng điện thoại để kiểm tra email hay tin nhắn. Việc này có thể tiêu tốn cả giờ đồng hồ của bạn. Hãy tắt các thiết bị gây sao lãng và chỉ sử dụng chúng vào các khoảng trống giữa các nhiệm vụ.
 
Quá trình rèn luyện kỹ năng tổ chức công việc đòi hỏi bạn phải kiên định và có kỷ luật. Ban đầu, có thể bạn sẽ háo hức thực hiện nhưng một thời gian sau đó, bạn có thể sẽ mệt mỏi và không muốn duy trì những thói quen này nữa. Tuy nhiên, nếu bạn có đủ ý chí để vượt qua giai đoạn này, bạn sẽ làm việc với hiệu suất cao gấp nhiều lần trước đây.